Faq FAQ PER LA PRESENTAZIONE E GESTIONE DELLE RELAZIONI FINALI RELATIVE AI PROGETTI NELL’AMBITO DEI PROGRAMMI CORPO EUROPEO DI SOLIDARIETA’ ED ERASMUS+ Al fine di agevolare la lavorazione dei progetti approvati nell’ambito dei Programmi Erasmus+ (E+) e Corpo Europeo di Solidarietà (ESC) e di rendere il più celere le attività connesse alla valutazione delle Relazioni finali, si forniscono di seguito alcune indicazioni relative alle criticità riscontrate dall’Agenzia ed alle domande più frequenti poste dai beneficiari.Per facilitare la comprensione e la gestione dei progetti nel corso della loro implementazione, al termine del documento si riportano alcune informazioni utili di carattere generale. FAQ PER LA PRESENTAZIONE DELLE RELAZIONI FINALI 1) Quale documentazione deve essere allegata alla Relazione finale? NB: Le presenti indicazioni sono riferite alla sola presentazione e valutazione della Relazione Finale. L’elenco completo della documentazione che il beneficiario è tenuto a conservare, che l’Agenzia ha titolo di richiedere in sede di controlli, è contenuta nella Convenzione di Sovvenzione e nei relativi allegati trasmessi o pubblicati sul sito istituzionale dell’Agenzia. Alla Relazione finale deve essere allegata obbligatoriamente la seguente documentazione: Per tutte le azioni, la dichiarazione d’onore datata e firmata dal rappresentante legale. La dichiarazione d’onore della Relazione finale non è quella dell’application form, ma viene generata dal Beneficiary Module. La firma deve essere leggibile e il nome del legale rappresentate in carica deve essere riportato. Per le azioni ove previsto, il timetable delle attività effettivamente realizzate, secondo quanto previsto nella Guida al Programma. Si ricorda che il timetable deve essere predisposto in lingua italiane e non deve contenere tempi verbali al futuro, in quanto documento che certifica le attività effettivamente svolte. Trasmettere il medesimo timetable presentato in sede di candidatura allegato alla Relazione Finale porterà al respingimento della Relazione Finale. Ove previsto, deve essere allegata anche la timeline delle attività svolte. Per le azioni KA154 e le ESC51, occorre fornire il timesheet del coach, se richiesta la sua prestazione. Il timesheet del coach deve contenere nome del coach, date, numero dei giorni di lavoro e firma del coach. Green travel, se effettuati. È richiesta la trasmissione delle autocertificazioni o i relativi titoli di viaggio. Per autocertificazione si intende una dichiarazione che certifica l’effettivo utilizzo dei green travel da parte del partecipante. Tale autocertificazione deve essere firmata dai partecipanti che hanno utilizzato i mezzi green e dall’organizzazione di invio. Non è previsto un modello standard. Giustificativi di spesa relativi agli exceptional costs, exceptional costs for expensive travel inclusion support for participants e ogni costo di tipologia a costo reale. La documentazione deve essere in formato pdf. Si ricorda che, ad eccezione delle Azioni KA151 ed ESC51, i costi reali devono essere autorizzati in sede di approvazione del progetto dall’Agenzia. 2) Cosa deve contenere la relazione finale? Oltre alla suddetta documentazione obbligatoria, si suggerisce di descrivere dettagliatamente nella relazione finale tutte le attività e le azioni messe in atto per la realizzazione del progetto ed in partcolar modo i “triggerig events” (evento determinante) ed i risultati raggiunti per la valutazione qualitativa del progetto. Il beneficiario ha titolo ed è invitato, in particolare per le azioni KA210 e KA220 (“Partenariati di Cooperazione”), ad allegare alla relazione finale materiale comprovante le attività svolte e i risultati raggiunti (es. fotografie, riferimenti web, documenti prodotti, ecc.). Tale tipologia di documenti potrà essere richiesta nel corso della valutazione della Relazione Finale e nel corso degli altri controlli. Si suggerisce, inoltre, di descrivere attentamente ogni variazione avvenuta nel corso della realizzazione del progetto rispetto a quanto descritto nell’application form. 3) Si può presentare la RF in inglese? NO. La relazione finale deve essere presentata in lingua italiana. 4) I biglietti comprovanti i viaggi dei partecipanti (travel costs) devono essere allegati alla Relazione finale? NO. È comunque necessario conservare tutta la documentazione comprovante il viaggio in caso di controlli da parte dell’Agenzia o autorità preposte. 5) La Relazione finale e/o gli allegati obbligatori si possono inviare all’Agenzia per e-mail o PEC? NO. La Relazione finale e i relativi allegati obbligatori possono essere trasmessi esclusivamente mediante il Benficiary Module. L’unica eccezione riguarda le integrazioni richieste via e-mail dall’Agenzia. 6) Un partecipante non mi ha indicato il suo indirizzo e-mail e ho inserito l’indirizzo dell’organizzazione di appartenenza in sede di relazione finale. Va bene? NO. Per le azioni in cui è previsto, tipicamente le mobilità, ad ogni partecipante deve corrispondere un indirizzo e-mail personale e non possono essere accettati due indirizzi e-mail uguali per due diversi partecipanti. Si ricorda che le regole del Programma E+ ed ESC stabiliscono che il beneficiario acquisisca, nell’ambito delle dichiarazioni di partecipazione, l’e-mail di ciascun partecipante e la riporti nella relazione finale. 7) Nella sezione Mobilities del Beneficiary Module non tutti i group leader/animatori socio-educativi/volontari/ecc. hanno trasmesso (SUBMITTED) il participant reports. Va bene? NO. Per le azioni in cui è previsto, tipicamente le mobilità, è obbligatoria la trasmissione dei participant reports. Si ricorda che i Participant report sono obbligatori e parte integrante della Relazione Finale. Nella sezione “Mobility Activities” del Beneficiary Module, in corrispondenza di “report status” è possibile verificare se il Participant report è stato trasmesso (”submitted”). Se necessario, è possibile trasmettere di nuovo a ciascun partecipante il link per accedere al Participant report mediante il tasto “resend invitation” presente nella relativa mobilità da Voi inserita nel “Beneficiary Module” sezione “Mobility Activities” (tasto “VIEW”). Qualora necessario, si invita a contattare i partecipanti per sollecitare l’invio del Participant report, anche coinvolgendo attivamente l’organizzazione di invio. 8) Nel caso di eventi fisici previsti per nell’ambito dell’Azione KA154 “Attività di partecipazione dei giovani” è necessario allegare i fogli firma degli eventi? Nel caso in cui gli eventi fisici siano contestuali ad attività di mobilità è obbligatorio allegare alla Relazione Finale sia i fogli firma dei partecipanti all’evento fisico sottoscritti anche dall’organizzazione ricevente in formato non editabile (pdf), sia un riepilogo dei partecipanti in formato editabile (Excel) contenente le seguenti informazioni: il nome del partecipante (e il nome e l’indirizzo dell’organizzazione di invio del partecipante, se pertinente), lo scopo dell’attività, la data di inizio e di fine dell’attività, nonché l’indicazione del ruolo del partecipante durante l’evento fisico. Nel caso in cui gli eventi fisici NON siano contestuali ad attività di mobilità, tali informazioni e documenti non sono obbligatori; la presenza di tali documenti contribuisce però ad una adeguata valutazione, e potranno essere richiesti nel corso della valutazione della Relazione finale o nel corso di controlli successivi. 9) È obbligatorio caricare i risultati di progetto sulla Piattaforma dei Risultati del Programma Erasmus+? Per le Azioni KA210 e KA220 (“Partenariati di Cooperazione”) è obbligatorio caricare i risultati di progetto sulla Piattaforma dei Risultati del Programma Erasmus+. Il mancato caricamento di tale documentazione porterà al respingimento della Relazione Finale. Relativamente alle altre azioni, la Convenzione di Sovvenzione e i relativi allegati indicano per quali progetti tale attività sia obbligatoria o facoltativa. 10) Al momento della submission della Relazione finale sul BM non è stato allegato un documento obbligatorio e non è possibile integrare la documentazione mancante mediante il BM in quanto il project status è “submitted” e le modifiche sono precluse (locked). È possibile trasmettere il documento all’Agenzia mediante e-mail o PEC? NO. Durante la fase di ricevibilità formale della Relazione finale o durante la fase di valutazione l’Agenzia potrà richiedere la documentazione mancante inviando un’e-mail alla persona di contatto/legale rappresentate o rigettare la relazione finale richiedendo la trasmissione di un nuovo report contenente tutta la documentazione necessaria. Le modalità di presentazione della documentazione mancante saranno specificate nell’e-mail inviata dall’Agenzia. 11) Trasferimenti di budget e storno Relativamente ai trasferimenti di budget e agli storni, all’interno di ogni Convenzioni di Sovvenzione è presente uno specifico articolo che deve essere rispettato puntualmente, che indica le casistiche per le quali è possibile procedere con i trasferimenti di budget e storni. È buona pratica comunicare all’Agenzia eventuali variazioni, sebbene non richiedano uno specifico emendamento alla Convenzione. Non possono essere richiesti i contributi per spese ritenute non ammissibili in fase di approvazione dell’application senza un espressa autorizzazione dell’Agenzia. Per verificare quali siano le spese approvate per il progetto, il beneficiario può fare riferimento alla lettera di approvazione del progetto trasmessa dall’Agenzia e al Datasheet presente all’interno della convenzione. 12) Eventuali ulteriori dubbi sulla rendicontazione delle spese e gestione del progetto. Per ogni chiarimento legato alla gestione operativa e finanziaria del progetto si prega di leggere attentamente quanto riportato nella guida al programma, nella convenzione di sovvenzione stipulata con l’Agenzia, con particolare riferimento agli allegati 2 e 3 pubblicati sul sito istituzionale relativi alle norme applicabili ed ai costi ammissibili. Per quanto attiene i progetti dell’azione chiave 2 “lump sum”, si rimanda al documento “Handbook on the lump sum funding model – Key Action 2 Partnerships for Cooperation”. 13) Convenzioni di sovvenzione In occasione dell’invio della convenzione di sovvenzione da parte dell’Agenzia, si prega di leggere attentamente le istruzioni contenute nel testo della mail e di reinviare la convenzione firmata sempre tramite PEC; La convenzione di sovvenzione deve essere firmata digitalmente (in formato .p7m – Cades) dal rappresentante legale; Qualora intervenissero modifiche amministrative relative ai dati contenuti nella convenzione di sovvenzione quali, a titolo esemplificativo e non esaustivo la denominazione dell’organizzazione, il rappresentante legale, il conto corrente, nel periodo compreso tra la data di pubblicazione della graduatoria e l’invio della convenzione da parte dell’AIG, il beneficiario è tenuto a comunicarle all’Agenzia nel più breve tempo possibile così da consentire l’aggiornamento della convenzione. Nella Guida al programma di Erasmus+ e di ESC sono segnalate le date indicative per l’emissione delle convenzioni di sovvenzione per ciascuna azione. Si precisa che si tratta di scadenze indicative in quanto dipendenti dai tempi di valutazione dei progetti, dalla certificazione delle organizzazioni capofila e partner, dalla valutazione della capacità finanziaria e operativa, dalla verifica dei rischi di doppio finanziamento e dalla verifica della sussistenza dei requisiti antimafia, laddove previsti dalla normativa nazionale. L’Agenzia si impegna comunque a fornire quanto prima gli accordi di sovvenzione e relativo prefinanziamento al fine di consentire lo svolgimento delle attività progettuali. 14) Erogazione del prefinanziamento L’erogazione del prefinanziamento è prevista entro i 30 giorni successivi dalla data di perfezionamento della convenzione. INFORMAZIONI DI CARATTERE GENERALE 1) Tutte le informazioni relative ai programmi ed ai progetti approvati sono contenute all’interno della Guida al programma e dalla convenzione di sovvenzione stipulata con l’Agenzia (e relativi allegati), pertanto, si invita a leggerne attentamente il contenuto: Guida al programma (sia Erasmus+ che ESC) – disponibile sul sito istituzionale dell’Agenzia ai seguenti link: Guida al programma Erasmus+ Clicca QUI Guida al programma Corpo Europeo di Solidarietà (ESC) Progetti di Volontariato Clicca QUI Progetti di Solidarietà Clicca QUI Convenzione di sovvenzione stipulata con l’Agenzia (inviata a tutti i beneficiari tramite PEC) e relativi allegati disponibile sul sito istituzionale dell’Agenzia ai seguenti link: Convenzioni Erasmus+ Clicca QUI Convenzioni Corpo Europeo di Solidarietà Clicca QUI 2) Azioni del programma e relativi codici identificativi associati Corpo Europeo di Solidarietà progetti di solidarietà (ESC 30) progetti di volontariato (ESC 5!1) Erasmus+ Enti accreditati nel campo della gioventù (KA151) Scambi di giovani (KA152) Mobilità degli animatori socioeducativi (KA153) Attività di partecipazione dei giovani (KA154) DiscoverEU a favore dell’inclusione (KA155) Mobilità del personale sportivo (KA182) Partenariati su scala ridotta (KA210) Partenariati di cooperazione (KA220) 3) Codice di progetto e composizione Il codice di progetto è un codice identificativo univoco associato al progetto approvato che serve, appunto, per identificare il progetto all’interno dei sistemi della CE. Si ricorda che in ogni comunicazione con l’Agenzia è fondamentale fornire il codice identificativo del progetto per intero. Esempio di codice e composizione – 2023-2-IT03-KA220-YOU-000XXXXXX: 2023: ADEC di riferimento, ovvero l’anno di riferimento di quando è stato presentato il progetto ai fini dell’approvazione del finanziamento; 2: corrisponde al round di riferimento, ovvero alla scadenza per la presentazione del progetto; IT03: codice identificativo dell’Agenzia Italiana per la Gioventù; KA220–YOU (oppure ESC): Azione di riferimento del progetto; 000XXXXXX: codice numerico identificativo del singolo progetto. 4) Contatti del personale dell’Agenzia Si riporta di seguito il link alla pagina dei contatti presente sul sito istituzionale dell’Agenzia. https://agenziagioventu.gov.it/contatti-governance/
